12.06.2024

Tietojohtamisen asiantuntija-areena keräsi hyvinvointialueiden edustajia Tampereelle 

Hyvinvointialueet ovat panostaneet viime vuosina laajalti tiedon hyödyntämiseen. Pois lukien juhlapuheiden kyllästämät tapahtumat, konkreettiselle hyvinvointialueiden tietojohtamiselle on heikosti ollut keskusteluun painottuvia foorumeita tarjolla. Halusimme Tietojohtamisen verkosto ry:n toimesta tarttua tähän haasteeseen ja tarjota vertaisoppimisen tapahtuman hyvinvointialueiden ja HUS:n tietojohtamisen rautaisille ammattilaisille. Maanantaina 27.5.2024 Tampereelle saapui reilu 30 hyvinvointialueiden nimeämää asiaan vihkiytynyttä ammattilaista.

Ohjelma koostui hyvinvointialueiden alustuksista ja niiden pohjalta käydystä vapaamuotoisesta keskustelusta. Aihealueiksi tähän tapahtumaan oli valikoitunut hyvinvointialueiden toiveiden mukaisesti tekniikkaan kallellaan olevia aiheita: tiedonhallinta ja järjestäytyminen, tiedon tuottaminen ja yhteismitallisuus sekä raportointi. Keskustelujen ja ruokataukojen välissä tapahtui samalla mukavasti verkostoitumista ammattilaisten kesken ympäri Suomen.

Tietojohtamisen verkoston vuoden 2024 toimintasuunnitelman mukaan tänä vuonna pilotoidaan uusia verkostoaktiviteetteja. Keskustelevan tietojohtamisen asiantuntija-areenakonseptin testaus ajoi tätä asiaa. 

Jo puolitoista vuotta ovat hyvinvointialueet olleet keskeisessä asemassa Suomen sote-tietojohtamisen suhteen. Tämän mielessä pitäen Tietojohtamisen verkosto ry:n hallitus päätti koeponnistaa uutta asiantuntija-areenakonseptia rajatusti juuri hyvinvointialueiden ja HUS:n asiantuntijoille suunnattuna. Yksi verkoston tavoitteista on edistää sote-tietojohtamisen parhaita käytäntöjä Suomessa ja konseptin testaaminen hyvinvointialueisiin on linjassa tämän tavoitteen kanssa ja edistää samalla koko Suomen sote-tietojohtamisen kehittymistä. 

Määrittelytyö ja organisaatioiden siiloutuminen haastavat hyvinvointialueita 

Tietojohtamisen kehittämisessä on kyse siitä, miten ja mitä sekä mistä tietoa poimitaan. Väärät tai puutteelliset tietopoiminnat voivat helposti antaa väärää informaatiota johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Perusteellinen määrittelytyö on siksi tärkeää ja sen vaikutus ulottuu yksittäisen työntekijän kirjaamisesta aina tiedolla johtamiseen ja tiedon toisiokäyttöön. Asiantuntijafoorumilla keskusteltiin siitä, miten määrittelytyötä pitää sijoittaa sinne, missä käytännön toiminta tapahtuu. Sujuva yhteistyö tiedolla johtamisen ja toiminnan yksiköiden välillä kuitenkin haastaa hyvinvointialueita. Tätä varten onkin kehitetty uudenlaisia tapoja organisoida työtä. Muun muassa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue esitteli kollegoilleen ”tietotyötrioksi” nimikoitua organisoitumisen mallia, jossa kehitysprosessin ytimeen on nostettu asiantuntija teknisestä, taloudellisesta ja toiminnan näkökulmasta. Päijät-Hämeen hyvinvointialue taas avasi menetelmäänsä uusien tietotuotteiden tilaamiseksi, jolla pyritään konkretisoimaan tietotarpeita jo varhaisessa vaiheessa. Keskusteluiden yhteinen konsensus oli, että tietotarpeiden määrä on tällä hetkellä loputon ja tarvitaan tehokkaita uusia toimintaperiaatteita priorisoida tarpeita ja työtä. 

Yhteistyö toiminnan kanssa on kriittistä 

Toinen paljon keskusteltu aihepiiri oli, kuinka sitoutetaan toiminta ja tietohallinto yhteen. Yhtenäisiä toimintamalleja ei usein ole, eikä tietohallintoyksikön toimintaa tunneta kovin hyvin. Tietohallinto käsitetään usein operatiivista toimintaa tukevana tukitoimintona ja tekniikan/tuotteiden hyötyjen arviointi ja mittaaminen on vähäistä. Yhteistyön merkitys nousee selkeästi keskiöön esimerkiksi kirjaamisen kehittämistyössä. Varsinais-Suomen hyvinvointialue kertoi alustuksessaan tuoneensa kentän kirjaamisen kehittäjät yhteen tiedolla johtamisen yksikön kanssa, sillä tiedon laadun kehittämisessä palvelurakenteiden tunteminen on kriittistä. Tällä pyritään nivomaan yhteen tiedon tuottajat ja jalostajat paremman lopputuloksen saavuttamiseksi. 

Alueiden raportoinnin merkityksellisyydestä kuultiin myös mielenkiintoisia keskustelunavauksia. Erään hyvinvointialueen edustaja raotti ongelmaa alueensa raportoinnista, jossa tällä hetkellä on saatavilla yli 1 500 raporttia. Raportointikokonaisuudesta kymmenen eniten käytetyn raportin käyttäjiä on noin 100 ihmistä ja lopuissa tätäkin vähemmän. Uusien raporttien tarve on jatkuva, mutta raportoinnista jo saatavien tietotuotteiden käyttö varsin alhaisella tasolla. 

Resurssipaine nostaa kysymyksiä raporttiähkystä ja itsepalveluanalytiikasta 

Itsepalveluanalytiikka on trendi, joka nousee alueiden puheissa. Itsepalveluanalytiikan tarkoituksena on tukea tiedon päivittäistä käyttöä, antaen toiminnan ammattilaisille mahdollisuudet ja oikeudet luoda omia raporttejaan ja toteuttaa itsenäisesti esimerkiksi visuaalista analytiikkaa. 

Jatkuvasti kehitettävä tiedon johtaminen lisää ansiokkaasti tiedon saatavuutta alueilla, mutta toisaalta myös lisää ylläpitotaakkaa ja siihen vaadittavaa henkilöresurssia. Pirkanmaan hyvinvointialueen alustuksesta keskusteltiin tulevaisuuden raporttiähkystä, jolla tarkoitetaan hallitsematonta raportoinnin tulvaa. Ähkyn välttämiseksi pohdittiin työkaluiksi selkeää toimintamallia raportoinnin hallintaan ja teknisiä ratkaisuja datan hallintaan (esim. datakatalogit). On kuitenkin huomattavaa, että nopean kehityksen vaiheessa raportoinnin ylläpidosta puhutaan edelleen vähän ja tämä tulee haastamaan alueiden toimintaa jatkossa. 

Kansallinen yhteen puhaltaminen on tärkeää 

Yhteistyö alueiden välillä ei synny itsestään vaan vaatii siihen panostamista. Tiukkenevassa hyvinvointialuetaloudessa on tärkeää, että 21 hyvinvointialuetta eivät päätä keksiä pyörää itsenäisesti uudestaan vaan oppivat toistensa onnistumisista ja virheistä. Me Tietojohtamisen Verkosto ry:ssä olemme sosiaali- ja terveydenhuollossa toimivien johto-, esimies- ja asiantuntijatehtävissä toimivien ammattilaisten vaikuttajaverkosto. Toimintamme kulmakiviä on tietojohtamisen hyvien käytänteiden jakaminen kansallisesti. Tästä hyötyvät niin yhteiskunta, hyvinvointialueet kuin yksilöt. Ensimmäisen tietojohtamisen asiantuntija-areenan hyvistä kokemuksista rohkaistuneina aiomme jatkossakin tuoda alan toimijoita yhteen myös areenan kaltaisiin keskustelevampiin tilaisuuksiin. 

Tietojohtamisen verkosto ry:n hallituksen puolesta,

Werneri Tuompo

Emil Ackerman

Marjo Orava

Janne Okkonen