03.02.2022
Hiljainen tieto on valjastettavissa tiedolla johtamisen tueksi palvelumuotoilun menetelmillä
On olemassa paljon kirjaamattomia sääntöjä ja tapoja toimia, joita sekä terveydenhuollossa, kuin muillakin aloilla, opitaan pidemmän uran tehneiltä kollegoilta. Tuskinpa perehdytysohjeeseen on kirjattu erikseen ohjeeksi ”siirrä hiljaista tietoa uusille asiantuntijoille”, vaan hiljainen tieto siirtyy tehokkaimmin tavallisten työpäivien ohessa. Jos sinulta kysyttäisiin, mitä hiljaista tietoa omaat, on siihen hyvin vaikea lähteä vastaamaan. Hiljainen tieto kulkee mukanasi paikasta toiseen ja siirtyy huomaamatta ihmisille, joiden kanssa toimit ja vastalahjana saat jotain uutta hiljaista tietoa heiltä itsellesi. Useimmiten hiljaista tietoa on vaikea lähteä listaamaan ja erittelemään yksityiskohtaisesti.
Tiedolla johtamisen tavoitteena on tukea päätöksentekoa, operatiivista toimintaa ja ennakointia tarjoamalla keskitettyä ja ajantasaista tietoa organisaation toiminnasta, taloudesta, asiakkaista ja toimintaympäristöstä. Hiljainen tieto terveydenhuollon puolella sen sijaan kantaa mukanaan esimerkiksi potilaiden ja sote-ammattilaisten määrän arviointiin vaikuttavaa taustatietoa. Vaikeasti eriteltävää hiljaista tietoa, mutta kuitenkin toiminnan tukemiseen uuden näkökulman tuovaa lähestymistapaa löytyy tällä hetkellä eri raporteilta hyvin vähän.
Tällä hetkellä raportteja on pääasiassa toteutettu asiakkaan listaamien yksityiskohtaisten datatarpeiden mukaan, jolla päästään hyvään raportointitasoon sairaalan tuottaman oman datan näkökulmasta. Näiden raporttien tarjoaman datan lisäksi raporttien lukija ottaa pohdintoihinsa mukaan myös henkilökohtaisen hiljaisen tiedon tietovarannon ja näin syntyy arvokas yhdistelmä tietoa sekä sairaalan tuottamasta datasta kuin myös henkilön oman henkilökohtaisen datan pohjalta. Kun henkilökohtaiset tietovarannot meillä jokaisella ovat oppimaamme pohjautuen yksilöllisiä, myös raportin tulkintaan voi syntyä eroavaisuuksia eri henkilöiden välillä.
Palvelumuotoilijan avulla tiedolla johtamisesta saadaan myös hiljaista tietoa hyödyntäviä raportteja käyttöön, jolloin tulkinnan erojakin on mahdollista pienentää. Palvelumuotoilijan tärkein tehtävä on tutustua loppukäyttäjien tehtäviin, eli terveydenhuollon ympäristössä mm. hoitajien, lääkärien, osastosihteerien ja sairaalahuollon sekä hallinnon työtehtäviin mestari-oppipoika -lähestymistavalla. Tällöin palvelumuotoilija jalkautuu terveydenhuollon asiantuntijoiden mukaan päivittäisiin tehtäviin, ymmärtääkseen paremmin heidän työnsä tavoitteita, haasteita ja tarpeita. Samalla myös hiljainen tieto siirtyy palvelumuotoilijalle vastaavasti, kuin sitä siirrettäisiin uusille kollegoille. Tämän jälkeen on mahdollista suunnitella loppukäyttäjien toimintaa parhaiten tukevia raportteja sekä kasvattaa oman organisaation ymmärrystä loppukäyttäjätarpeista sekä siellä havaituista haasteista. Tällöin loppukäyttäjäkeskeinen ajattelutapa jalkautuu paremmin myös palvelumuotoilijan kollegoiden suuntaan.
Palvelumuotoilun hyödyntäminen esimerkiksi ensiavun hoitajamitoituksessa voi tuoda esiin yleisesti hoitajien keskuudessa liikkuvaa hiljaista tietoa. Tällaista tietoa on esimerkiksi uuden vuoden juhlijoiden tapaturmien aiheuttama ensiavun ruuhkapiikki, talvisen liukkaan kelin aiheuttamien liukastumisten vaikutukset hoitajamitoitukseen tai vaikkapa kuuma kesäinen keli, joka niin ikään vaatii lisäväkeä ensiapuun. Vastaavanlaista hiljaista tietoa on terveydenhuollon asiantuntijoilla suuria määriä ja niiden valjastamiseksi tiedolla johtamisen ja raportoinnin tueksi tarvitaan asiantuntevaa palvelumuotoilua. Näin edellisissä esimerkeissä hoitajamitoituksen suunnittelua tukevalta raportilta löytyisi sairaalan itse tuottaman datan ohella hiljaista, terveydenhuollon asiantuntijoiden palvelumuotoilijalle siirtämää tietoa ulkoisista lähteistä, kuten Suomen juhlapäivät tai säätiedotukset. Terveydenhuollossa piilevä hiljainen tieto on valjastettavissa tiedolla johtamisen tueksi heti, kun saamme palvelumuotoilun lähestymistavalla paljastettua hiljaisen tiedon meille muillekin, kuin varsinaista terveydenhuollon asiantuntijatyötä tekeville.
Mervi Avelin, ryhmäpäällikkö, jonka intohimona yli 10 vuoden kokemuksella on käyttäjäkeskeinen lähestymistapa sekä kehittämiseen kuin myös esihenkilötyöhön
Istekki Oy, Tiedolla johtaminen ja raportointi
