26.08.2025

Kirjaaminen hyvinvointialueiden menestystekijänä

Sosiaali- ja terveydenhuollosta on tullut hyvin tietointensiivinen ala, ja ammattilaisten siihen liittyvät kirjaamisen velvoitteet ovat lisääntyneet. Sitä kasvattavat esimerkiksi palvelutuotannon seuranta, laadun ja vaikuttavuuden arviointi sekä riskienhallinta. Lisäksi hyvinvointialueiden tehtävänä on tuottaa tietoja kansalliseen tiedonkeruuseen, joilla mm. varmistetaan lakisääteisten palveluiden ja määräaikojen toteutuminen, tehdään kansallista vertailua sekä tuotetaan epidemiologisia tietoja. Myös hyvinvointialueiden menestymisen kannalta ammattilaisten tekemä kirjaaminen on tärkeässä asemassa, sillä niiden rahoituspohja perustuu suurelta osin ammattilaisten kirjauksiin.

Hyvinvointialueiden tarveperusteisesta rahoituksesta 80 % perustuu palveluntarpeeseen, josta sairastavuutta indikoivat diagnoosit muodostavat merkittävän osan. Eri sairauksien painokertoimet vaihtelevat ja ovat pienempiä yleisempien sairauksien kohdalla, ja vastaavasti harvinaisempia tapauksia sisältävien luokkien kertoimet ovat korkeita. Sairastavuustietoa poimitaan laajasti yksilötasoisista rekisteritietolähteistä, kuten hoitoilmoitusrekisteristereistä (HILMOt).

Kirjaamisen laadun parantaminen

Diagnoositietojen kirjaamisen kattavuus korostuu nykyisessä järjestelmässä ja niiden seuranta onkin paljastanut tietojen laatuun liittyviä poikkeamia. Hyvinvointialueen rahoitus toimii hyvänä insentiivinä diagnoositietojen systemaattiselle ja kattavalle kirjaamiselle, mutta diagnoositietojen laatuun tulee kiinnittää huomiota myös potilaan välittömän hoidon ja sen järjestämisen vuoksi.

Diagnoositietojen laadun kehittämistyötä tehtiin Pirkanmaan hyvinvointialueella (PIRHA) keväällä 2025 Lean Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) -viitekehyksen mukaisesti. Lähtötilanteessa tunnistettiin, että diagnoositietojen laatu vaihteli, vääristäen osaltaan alueen palveluntarvetta, vaikuttaen näin sote-rahoituksen laskentaan heikentävästi. Tunnistettiin myös, että lääkärin vastaanotoilla kokonaiskirjausaste ja pitkäaikaisdiagnoosien kirjaamisen kattavuus eivät olleet riittävällä tasolla. Lisäksi kirjaamisen laatupoikkeamiin puuttuminen oli hankalaa, sillä tiedon laadun seuranta ei ollut systemaattista. Projektin pyrkimyksenä oli selkeyttää, yhdenmukaistaa ja tavoitteellistaa toimintaa. Tilastojen tarkastelu osoittikin, että yhdenmukaistamiselle oli iso tarve.

Kohti muutosta

Juurisyyanalyysi paljasti useita eri tekijöitä, joilla on vaikutusta diagnoositietojen laatuun. Löydökset painottuivat seuraavasti: 1) kirjaamisen ohjeet ja niihin liittyvä tuki 2) muutosviestintä ja 3) kirjaamiskäytäntöjen johtaminen. Analyysi toi esille, että kirjaamisen ohjeet ovat liian monimutkaisia arkityössä käytettäväksi, eikä kirjaamisen vaatimuksia ole linjattu yksiselitteisesti. Kirjaamisen muutoksista viestiminen tavoitti esihenkilöitä ja ammattilaisia huonosti. Lisäksi kirjaamiskäytäntöjen johtamisessa puuttui selkeä ja yhdenmukainen johtamismalli, eikä selkeitä tavoitteita ollut asetettu.

Juurisyyanalyysi auttoi tunnistamaan ne kehittämiskohteet, joilla on suurin vaikutus diagnoositietojen poikkeavaan laatuun. Näin rajalliset kehittämisresurssit voitiin kohdistaa toimenpiteisiin, joilla on vaikutusta ongelmien pienentämiseksi tai niiden poistamiseksi.

Muutoksen tueksi kohti laadukkaampaa diagnoosikirjaamista määriteltiin toimenpidekokonaisuus. Siinä tunnistettiin muutoksen edellytykset sekä läpivientiin ja ylläpitämiseen vaikuttavat tekijät. Tavoitteen onnistumista vahvistettiin määrittelemällä toimenpiteisiin liittyvät tehtävät – ja mikä tärkeintä – niiden vastuutahot.

Toiminta hyväksyi seuraavat toimenpiteet diagnoositietojen laadun kehittämiseksi:

Edellytykset

• Linjaus yhtenäisestä diagnoosikirjaamisesta ja tavoitetason asettaminen
• Yhtenäinen kirjaamisohje ammattilaisille
• Diagnoosikirjaamista tukevat muutokset potilastietojärjestelmään

Läpivienti

• Yhtenäisen viestinnän käytäntöjen ja kanavien selkeyttäminen
• Sisällöllisen kirjaamisosaamisen varmistaminen

Ylläpitäminen

• Selkeä viestintä kirjaamisen muutoksista
• Kirjaamiskäytäntöjen johtamisen toimintamalli ja sitä tukeva visuaalinen raportointi

Saavutukset ja opit

On selvää, että projektin myötä tavoiteltavat hyödyt eivät ole vielä konkretisoituneet ja muutos tulee ajan kanssa. Toimenpiteiden toteuttaminen tulee kuitenkin merkittävästi muuttamaan kykyä puuttua tuotetun tiedon laatuun. Nopeiden parannustoimien sijaan pyritään varmistamaan, että prosessin toimintavarmuus on sellainen, että se selviää tulevistakin muutoksista.  

Diagnoositietojen laadun parantamisen tunnistetut kehityskohteet eivät rajaudu vain projektissa mukana olleelle tehtäväalueelle. Kun hyödyt on voitu selkeästi osoittaa, voidaan uudet toimintatavat skaalata koskettamaan koko organisaatiota soveltuvin osin.

Pia Seppänen

Tietojohtamisen kehityspäällikkö

Pirkanmaan hyvinvointialue